Λογισμικό ανάπτυξης προϊόντων - Βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε:
Κατά την επιλογή λογισμικού ανάπτυξης προϊόντων για ομάδες Έρευνας & Ανάπτυξης, αρκετά βασικά χαρακτηριστικά είναι καθοριστικά για την αποδοτικότητα, τη συνεργασία και την επιτυχή ολοκλήρωση των έργων. Ακολουθεί μια λίστα με τα βασικά χαρακτηριστικά που αξίζει να εξετάσετε:
- Παραμετροποίηση & ευελιξία: Το λογισμικό θα πρέπει να προσαρμόζεται στη μοναδική ροή εργασιών και στις ανάγκες της ομάδας, επιτρέποντας προσαρμοσμένα πεδία, ροές εργασιών και διαδικασίες.
- Διαχείριση εργασιών & έργων: Εργαλεία για ανάθεση, παρακολούθηση και διαχείριση εργασιών, καθώς και για παρακολούθηση ορόσημων, ώστε τα έργα να παραμένουν σε τροχιά.
- Εργαλεία συνεργασίας: Λειτουργίες όπως συνομιλία, σχόλια, @mentions και κοινόχρηστοι πίνακες ή έγγραφα, που διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας.
- Διαχείριση & αποθήκευση εγγράφων: Η δυνατότητα αποθήκευσης, ανάκτησης, επεξεργασίας και συνεργασίας σε βασικά έγγραφα, σχέδια και άλλα αρχεία.
- Έλεγχος εκδόσεων: Ιδιαίτερα σημαντικός για ομάδες R&D που ασχολούνται με λογισμικό ή λεπτομερή τεκμηρίωση, διασφαλίζει ότι όλοι δουλεύουν στην πιο πρόσφατη έκδοση.
- Αυτοματοποίηση ροών εργασιών: Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες εργασίες και ορίστε triggers για συγκεκριμένες ενέργειες, βελτιώνοντας την αποδοτικότητα.
- Ενσωματώσεις: Απρόσκοπτη ενσωμάτωση με άλλα εργαλεία και πλατφόρμες που χρησιμοποιεί η ομάδα, όπως εφαρμογές επικοινωνίας, συστήματα CRM ή άλλα εξειδικευμένα εργαλεία R&D.
- Αναφορές & αναλύσεις: Εργαλεία που παρέχουν πληροφορίες για την πρόοδο των έργων, την απόδοση της ομάδας και άλλους βασικούς δείκτες, βοηθώντας στη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων.
- Roadmapping: Η δυνατότητα οπτικού σχεδιασμού και παρουσίασης της πορείας ανάπτυξης του προϊόντος, των ορόσημων και των στόχων.
- Κατανομή πόρων & χρονοπρογραμματισμός: Λειτουργίες που επιτρέπουν την κατανομή ανθρώπινων και υλικών πόρων, εξασφαλίζοντας τη βέλτιστη αξιοποίησή τους.
- Παρακολούθηση χρόνου: Καταγράψτε πόσος χρόνος αφιερώνεται σε συγκεκριμένες εργασίες ή έργα, κάτι που βοηθά στην εκτίμηση κόστους και στη μέτρηση της παραγωγικότητας.
- Έλεγχος πρόσβασης & δικαιώματα: Διασφαλίστε την ασφάλεια παραχωρώντας στα μέλη της ομάδας τα κατάλληλα επίπεδα πρόσβασης ανάλογα με τον ρόλο τους.
- Ειδοποιήσεις & προειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο: Για να είναι τα μέλη της ομάδας ενήμερα για ενημερώσεις, προθεσμίες και κρίσιμες αλλαγές.
- Επεκτασιμότητα: Το λογισμικό θα πρέπει να αναπτύσσεται μαζί με τις ανάγκες της ομάδας, υποστηρίζοντας περισσότερους χρήστες, έργα ή λειτουργίες όταν χρειάζεται.
- Φιλικό περιβάλλον χρήσης: Ένα εύχρηστο περιβάλλον εξασφαλίζει ταχύτερη ένταξη και μειώνει την καμπύλη εκμάθησης για τα μέλη της ομάδας.
- Κύκλοι feedback & αξιολόγησης: Δυνατότητες για εσωτερικούς ή εξωτερικούς ενδιαφερόμενους να δίνουν feedback, υποστηρίζοντας την επαναληπτική ανάπτυξη.
- Cloud ή εγκατάσταση on-premises: Αποφασίστε με βάση τις προτιμήσεις της ομάδας ως προς την προσβασιμότητα και τον έλεγχο των δεδομένων.
- Πρόσβαση από κινητές συσκευές: Οι εφαρμογές για κινητά ή ο responsive σχεδιασμός διασφαλίζουν ότι τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση στο εργαλείο και εν κινήσει.
- Διαχείριση προϋπολογισμού & κόστους: Εργαλεία για την παρακολούθηση των εξόδων, ώστε το έργο να παραμένει εντός του προβλεπόμενου προϋπολογισμού.
- Υποστήριξη & εκπαίδευση: Η πρόσβαση σε οδηγούς, σε μια έμπειρη ομάδα υποστήριξης και σε τακτικές ενημερώσεις λογισμικού μπορεί να είναι ανεκτίμητη.
Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)
Τι είναι τα εργαλεία διαχείρισης έργων;
Μάλλον θα θυμάστε ακόμα κάποια στιγμή που θα έπρεπε να παρευρεθείτε φυσικά σε μια σύσκεψη και να κάνετε «brainstorm» ή ακόμα και να κάνετε ενημερώσεις σχετικά με το έργο που έχετε αναλάβει. Σχετικά πρόσφατα, λογικά εσείς και η ομάδα σας συνεργαζόσασταν χρησιμοποιώντας υπολογιστικά φύλλα και έγγραφα του Google. Εξαιτίας και της τεχνολογίας και της πανδημίας πολλοί εργαζόμενοι αναγκάστηκαν να δουλέψουν απομακρυσμένα και αυτές οι «παραδοσιακές» μέθοδοι αντικαταστάθηκαν με τα πιο ενημερωμένα εργαλεία διαχείρισης έργων.
Οπότε τι ακριβώς είναι τα εργαλεία αυτά; Τα Εργαλεία Διαχείρισης Έργων είναι προγράμματα ή εφαρμογές που μπορούν να βοηθήσουν μεμονωμένα πρόσωπα ή ομάδες να οργανώσουν τις εργασίες τους πιο αποδοτικά. Μπορεί αυτό να είναι κάτι πολύ απλό, όπως μια λίστα ή ένας πίνακας υπενθυμίσεων, μέχρι κάτι πολύ πολύπλοκο, όπως ένα εργαλείο χαρτογράφησης του μυαλού. Όπως και να έχει, ο σκοπός του παραμένει ο ίδιος: η ύπαρξη μιας κεντρικής πλατφόρμας όπου όλοι θα μπορούν να συνεργάζονται και να μένουν ενήμεροι σχετικά με όλα τα έργα.
Ωραία μέχρι εδώ, αλλά πώς αυτό θα βοηθήσει την εταιρεία μου;
Ο χρόνος, η γνώσεις και οι πόροι σας είναι λογικά περιορισμένοι ως ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης. Όσο περισσότερο μεγαλώνει η εταιρεία σας, τόσο πληθαίνουν και οι υποχρεώσεις, οι εργασίες, τα έργα και ακόμα και ο αριθμός των ανθρώπων με τους οποίους συνεργάζεστε. Θα πρέπει να εστιάσετε στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας και να αξιοποιήσετε αυτό στο οποίο είστε καλοί, αλλά θα πρέπει επίσης να γίνουν και χιλιάδες άλλα πράγματα. Πώς; Αυτό είναι το σημείο όπου τα εργαλεία διαχείρισης έργου μπαίνουν στο παιχνίδι, κάνοντας την ομάδα σας να δουλεύει σαν μια καλολαδωμένη μηχανή. Ορίστε μερικοί τομείς που μπορούν να βελτιωθούν δραστικά με τη χρήση ενός εργαλείου διαχείρισης έργων.
Συνεργασία & Επικοινωνία - Τα προγράμματα διαχείρισης έργων προσφέρουν μεγαλύτερες δυνατότητες συνεργασίας από ότι τα email και τα υπολογιστικά φύλλα. Θα μπορείτε να αναθέτετε εργασίες και να τις παρακολουθείτε από την αρχή μέχρι το τέλος του έργου. Τα άτομα της ομάδας σας δεν θα χρειάζεται να ελέγχουν το φάκελο εισερχομένων τους κάθε λίγο και λιγάκι και δεν χρειάζεται να ακούτε πως δεν έχουν λάβει τα email τους ακόμα (αν και είστε 100% σίγουροι πως τους κάνατε όλους CC). Αντιθέτως, μπορούν όλοι να επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο για να κάνουν σχόλια, ερωτήσεις και να συζητάνε οποιοδήποτε άλλο θέμα. Επιπρόσθετα, ο διαμοιρασμός αρχείων και η τεκμηρίωση των εργασιών θα είναι πολύ πιο εύκολη και πιο ασφαλής.Έλεγχος Προϋπολογισμού - Η χρήση ενός προγράμματος διαχείρισης έργων μπορεί να αποτρέψει αύξηση των εξόδων πέραν του προϋπολογισμού. Πολλές από αυτές τις εφαρμογές έχουν λειτουργίες όπως παρακολούθηση προόδου, υπολογιστικά φύλλα χρόνου και εργαλεία διαχείρισης εξόδων, εργαλεία πληρωμών, τιμολόγια, λογιστικά εργαλεία, αναφορές και πολλά ακόμα.Υπολογισμός Πόρων - Το κατάλληλο εργαλείο διαχείρισης έργων μπορεί να βοηθήσει στην αποτελεσματική διαχείριση και κατανομή των πόρων, είτε μιλάμε για μέλη της ομάδας, για εξοπλισμό, περιουσιακά στοιχεία ή χρηματοδότηση. Μερικά εργαλεία έχουν έναν πίνακα ελέγχου, μέσω του οποίου μπορείτε να οπτικοποιείτε και να παρακολουθείτε αυτούς τους πόρους ως προς τη διαθεσιμότητα, τη χρήση και το κόστος του.Διαφάνεια & Διαμοιρασμός Ευθυνών - Η χρήση ενός εργαλείου διαχείρισης έργων μπορεί να συμβάλει στη διαφάνεια, στην κατανομή ευθυνών και στην αίσθηση της υπευθυνότητας μεταξύ των μελών της ομάδας. Όταν καταλάβουν τον ρόλο τους και το τι αποτελέσματα περιμένετε πως θα έχουν γνωρίζοντας τις προθεσμίες τους, κάθε μέλος της ομάδας θα είναι σε θέση να αποδίδει καλύτερα. Εκτός αυτού, δεν υπάρχει καλύτερο κίνητρο από το να βλέπεις τους συνεργάτες σου να δουλεύουν και αυτοί σκληρά για την επίτευξη ενός κοινού στόχου.Πώς να επιλέξω το καλύτερο εργαλείο διαχείρισης έργων για την εταιρεία μου;
Δεν υπάρχουν πανομοιότυπα εργαλεία διαχείρισης έργων, οπότε πώς θα καταλάβετε το ποιο είναι το κατάλληλο για εσάς και για την ομάδα σας; Μια καλή αρχή είναι το να κάνετε στον εαυτό σας τις παρακάτω ερωτήσεις:
Θα βελτιώσει τις τρέχουσες ροές εργασιών;Θα επιτρέψει την καλύτερη συνεργασία και επικοινωνία εντός της ομάδας;Είναι εύκολο στη χρήση; Θα μπορούν να το χρησιμοποιούν όλοι χωρίς να χρειάζεται κάποιος να σταματήσει τη χρήση του μετά από κάποιους μήνες;Μπορεί να ενσωματώσει κάποια από τα εργαλεία τα οποία χρησιμοποιούμε ήδη;Διαθέτει λειτουργία αναφορών;Είναι επεκτάσιμο;Πόσο κοστίζει; Μπορεί να αντέξει το κόστος του η εταιρεία;Υπάρχουν κάποιες βασικές λειτουργίες στις οποίες θα πρέπει να δώσω προτεραιότητα;
Έχοντας ήδη απαντήσει στις παραπάνω ερωτήσεις θα πρέπει να γνωρίζετε το ποιες λειτουργιές είναι απαραίτητες για εσάς και το ποιες θα ήταν καλό να έχει το ιδανικό εργαλείο διαχείρισης έργων. Οι λειτουργίες από εργαλείο σε εργαλείο μπορεί να διαφέρουν, αλλά καλό θα ήταν να επιλέξετε κάποιο λογισμικό το οποίο προσφέρει τα παρακάτω:
Συνεργασία της ομάδαςΚεντρική επικοινωνίαΠρογραμματισμός και διαχείριση χρόνουΚατανομή πόρωνΑναφορές σε πραγματικό χρόνοΠρόγραμμα παρακολούθησης χρόνου και χρέωσηςΥπενθυμίσεις προθεσμιώνΠροϋπολογισμός έργουΠίνακας ελέγχου έργουΔυνατότητα κοινής χρήσης εγγράφων, αρχείων, εικόνων, υπολογιστικών φύλλων και πολλών άλλων αρχείωνΓνωστοποίηση
Ο σκοπός του ιστότοπου αυτού είναι να σας βοηθήσει να ανακαλύψετε το καλύτερο λογισμικό για τις ανάγκες σας μέσω μιας εύκολης λίστας σύγκρισης. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα πράγματα σχετικά με τον τρόπο αξιολόγησης και το ιστορικό μας στην ενότητα «Σχετικά με Εμάς» του παρόντος ιστότοπου. Το http://Software.fish δεν αξιολογεί όλο το λογισμικό που διατίθεται στην αγορά, αλλά επιλέγουμε τα προγράμματα τα οποία θεωρούμε ότι είναι τα κορυφαία σε κάθε τομέα. Προσπαθούμε να διατηρούμε τον ιστότοπο ενημερωμένο, αλλά δεν μπορούμε να εγγυηθούμε την ακρίβεια των πληροφοριών, ούτε τις τιμές που εμφανίζονται. Όλες οι τιμές που αναφέρονται στον παρόντα ιστότοπο βασίζονται σε δολάρια ΗΠΑ, επομένως ενδέχεται να υπάρξουν μικρές αποκλίσεις, λόγω της διακύμανσης του συναλλάγματος. Παρότι η χρήση του ιστότοπου είναι δωρεάν, κερδίζουμε προμήθειες από τις εταιρείες λογισμικού με τις οποίες συνεργαζόμαστε. Εάν κάνετε κλικ σε κάποιον από τους συνδέσμους μας και στη συνέχεια πραγματοποιήσετε μια αγορά, θα λάβουμε προμήθεια από την εταιρεία αυτή. Αυτό επηρεάζει την κατάταξη, τη βαθμολογία και τη σειρά με την οποία παρουσιάζεται το λογισμικό στη λίστα μας και αλλού στον ιστότοπό μας. Οι καταχωρίσεις λογισμικού σε αυτή τη σελίδα ΔΕΝ υπόκεινται σε σιωπηρούς κανόνες έγκρισης.
4,3 στα 5